Wir beraten Sie gerne. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine Mail an info@GBB-FM.com

Die Gesellschaft für Beschaffungsberatung mbH berät und führt Vergabeverfahren im Bereich Facility Management für öffentliche Auftraggeber durch. Wir sind bundesweit tätig - nach Bedarf online oder vor Ort.

Unser vorrangiges Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsprozesse gemäß den rechtlichen Bestimmungen, Verordnungen und Richtlinien unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten durchgeführt werden.

Unsere Aufgabenschwerpunkte

Gebäudereinigung

Unterhalts-, Grund- und Glas-/Rahmenreinigung

Reinigungschemie

für Eigenreinigungsleistungen

Sicherheitsdienstleistungen

Objektschutz und Besucherempfang

Objektpflege

Grünpflege, Straßenreinigung, Winterdienst

Rohrreinigung

Fachmännische mechanische oder chemische Reinigung

Verbrauchsmaterialien

Beschaffung von umweltfreundlichen oder sozial verantwortlichen
Produkten

Wir übernehmen alle erforderlichen Aufgaben, die für eine rechtssichere Vergabe notwendig sind. Zu unserem Leistungsspektrum gehören:

• Bestandsermittlung

• Erstellung Ihrer individuellen Vergabeunterlagen (Leistungsverzeichnisse, Leistungsbeschreibungen)

• Veröffentlichung und Durchführung von nationalen und EU-weiten Verfahren

• Angebotsauswertung

• Vergabeempfehlung

• Vertragspflege

Wir begleiten Sie während des gesamten Verfahrens oder unterstützen Sie bei individuellen Teilleistungen.

Verfahrensablauf

Feststellung Ist-Stand; Festlegung Soll-Zustand

Datenerhebung des Ist-Standes
Aufmaßnahme von Liegenschaften zur Raumbucherstellung (sofern erforderlich)
Erörterung von vorhandenen Optimierungsmöglichkeiten und Ihren Wünschen
Abstimmung und Festlegung von Bewertungskriterien und deren Gewichtung
Abstimmung eines Projektablaufplans (Termine und Fristen)

Erstellung der Vergabeunterlagen

Definition der Angebotsbedingungen, wie z.B. Vertragslaufzeiten, Losaufteilungen, Vergabeverfahrensart
Abstimmung der Leistungen auf Basis von Kundenanforderungen, Richtlinien und Erfahrungswerten
Ausarbeitung der Leistungsverzeichnisse und Leistungsbeschreibungen
Erstellung aller benötigten Vergabeunterlagen, wie z.B. Kalkulationsdateien, Vergabeformulare
Übergabe der gesamten Dokumente zur Prüfung und Freigabe

Veröffentlichung des Verfahrens

Falls vor der Veröffentlichung ein Gremienentschluss benötigt wird: Unterstützung bei der Erstellung der Beschlussvorlage und Teilnahme an der Sitzung
Nach Freigabe der Unterlagen: Veröffentlichung auf einem eVergabe Portal durch GBB-FM oder durch Vergabestelle und auf Wunsch Mitwirkung von GBB-FM
Bieterkommunikation während der Angebotsfrist überwachen, beantworten bzw. die Beantwortung mit der Fachabteilung abstimmen
Koordination von Objektbegehungen
Führen der Vergabeakte

Angebotsöffnung und Auswertung

Dokumentation der Angebotseröffnung
Prüfung der Angebote
Auswertung nach den definierten Bewertungskriterien
Aufklärung von unklaren Angebotsinhalten
Nachforderung von fehlenden Unterlagen
Erarbeitung und Präsentation des Vergabevorschlages

Abschluss des Verfahrens

Falls entsprechendes Vergabeverfahren gewählt wurde: Gemeinsame Verhandlungsrunden mit ausgewählten Bietern
Überarbeitung der Auswertung mit den Verhandlungsergebnissen
Unterstützung bei der Erstellung von Beschlussvorlagen für Gremien
Teilnahme an Gremiensitzungen
Vorbereitung des Zuschlags
Veröffentlichung im Europäischen Amtsblatt (Bekanntmachung über vergebene Aufträge)

Vertragspflege

Unterstützung beim Dienstleisterwechsel in der Implementierungszeit vor Leistungsbeginn
Betreuung während der gesamten Vertragslaufzeit
Durchführung von Bestandsänderungen in den Kalkulationsdateien
Anpassung der Preiskalkulation bei tariflichen oder steuerlichen Änderungen
Regelmäßige Qualitätskontrollen durch Sachverständige
Unterstützung bei der Implementierung von nachhaltigen Praktiken
Prüfung neuer Technologien oder Lösungen, die die Effizienz und Effektivität verbessern

Erfolg in der Beschaffung ist kein Zufall, sondern individuelle Planung und konsequente Umsetzung.
Dafür stehen wir.