FAQ
Sie haben Fragen – wir haben die Antworten. Hier finden Sie kompakte Informationen rund um unsere Leistungen und die wichtigsten Aspekte der Zusammenarbeit.
Allgemeines zur Ausschreibung & Vergabepflicht
Öffentliche Auftraggeber, z. B. Kommunen, Städte oder Zweckverbände, sind zur Ausschreibung verpflichtet, wenn Aufträge bestimmte Schwellenwerte überschreiten oder es das Haushaltsrecht vorschreibt. Auch private Auftraggeber können Ausschreibungen nutzen, etwa zur Qualitätssicherung oder Kostenoptimierung.
Eine europaweite Ausschreibung ist erforderlich, wenn der geschätzte Auftragswert die EU-Schwellenwerte überschreitet. Diese liegen – abhängig von der Art des Auftraggebers und der Leistungsart – bei ca. 221.000 € (Liefer-/Dienstleistungen) bzw. 5,5 Mio. € (Bauleistungen) [Stand 2024].
In der Regel zwischen 6–10 Wochen, abhängig von der Verfahrensart (offen, beschränkt), Fristenlauf und Aufbereitung. Hinzu kommen Vorbereitungszeit und ggf. Stillhaltefristen vor Zuschlagserteilung.
Eine vollständige Ausschreibung umfasst: Leistungsbeschreibung, Vertragsunterlagen, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Formblätter und Fristen. Wir strukturieren und erstellen diese für Sie rechtssicher und praxisnah.
Unsere Leistungen & Vorgehensweise
Wir begleiten nationale und EU-weite Vergabeverfahren in den jeweils zulässigen Verfahrensarten – z. B. offene Verfahren, Verhandlungsverfahren, Direktvergaben oder freihändige Vergaben – stets abgestimmt auf die rechtlichen Rahmenbedingungen und dem individuellen Bedarf.
Auch im privatwirtschaftlichen Bereich unterstützen wir Ausschreibungen strukturiert und marktorientiert. Dabei greifen wir auf einen umfangreichen Pool regionaler und überregionaler Dienstleister zurück und können qualifizierte Anbieter gezielt zur Teilnahme einladen. Die Durchführung von Ausschreibungen ist sowohl auf dem deutschen Markt als auch international möglich – inklusive vollständiger Verfahrensabwicklung in englischer Sprache.
Wir unterstützen in allen Bereichen des infrastrukturellen und technischen Facility Managements – z. B. Reinigung, Winterdienst, Sicherheit, Wartung technischer Anlagen, Prüfpflichten, Verbrauchsmaterialien u. v. m.
Von der Bedarfsklärung über die Ausschreibungsstrategie bis zur Zuschlagsreife begleiten wir jeden Schritt transparent. Wir strukturieren, dokumentieren, prüfen und beraten – je nach Bedarf modular oder vollständig.
Unsere Leistungen werden projektbasiert oder nach Tagessatz abgerechnet. Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot auf Grundlage Ihrer Anforderungen.
Für privatwirtschaftliche Auftraggeber bieten wir auf Wunsch auch erfolgsbasierte Honorarmodelle an – etwa in Abhängigkeit zu den Einsparungen die durch die Ausschreibung im Vergleich zu den bisherigen Kosten realisiert werden. So profitieren Sie direkt von der Wirtschaftlichkeit des Vergabeverfahrens, während unser Honorar fair und leistungsbezogen ausgestaltet ist.
Externe Vergabestellen entlasten Ihre Verwaltung, stellen Rechtskonformität sicher und bringen Fachexpertise für technische und infrastrukturelle Leistungen mit. Außerdem bieten sie methodische Sicherheit und erprobte Vorlagen.
Ja, in solchen Fällen stehen wir unseren Auftraggebern kurzfristig zur Seite – etwa im Rahmen einer Interimsvergabe, um eine lückenlose Leistungserbringung sicherzustellen. Diese Übergangslösungen gestalten wir rechtskonform und praxistauglich, um den Zeitraum bis zur regulären Vergabe überbrücken zu können. Parallel dazu bereiten wir das Hauptverfahren so vor, dass ein nahtloser Übergang zum neuen Dienstleister möglich ist.
Ja, wir unterstützen Sie auch nach Zuschlagserteilung – insbesondere bei der Vertragspflege, der Anpassung von Mengengerüsten, Tariflohnänderungen oder der Prüfung von Nachträgen. Darüber hinaus arbeiten wir eng mit einem fachkundigen Sachverständigenunternehmen der Gebäudereinigung zusammen, um die Leistung des Dienstleisters regelmäßig und objektiv zu überprüfen. So stellen wir sicher, dass die vertraglich vereinbarten Qualitäten auch im Betrieb eingehalten werden.
Wir selbst beraten nicht rechtlich, kooperieren aber eng mit Fachanwälten für Vergaberecht, um bei Bedarf schnelle und fundierte Unterstützung zu gewährleisten.
Auftraggeber & Zielgruppen
Nein. Wir beraten sowohl öffentliche als auch private Auftraggeber.
Zu unseren öffentlichen Auftraggebern zählen beispielsweise:
- Städte, Gemeinden und Landkreise
- kommunale Eigenbetriebe und Zweckverbände
- Wohnungsbaugesellschaften in öffentlicher Trägerschaft
- öffentliche Einrichtungen aus Bildung, Kultur und Verwaltung
Im privaten Bereich betreuen wir unter anderem:
- private Betreiber von Gesundheits-, Bildungs- oder Gewerbeimmobilien
- Wohnungsunternehmen und private Immobiliengesellschaften
- Banken, Sparkassen und Genossenschaften
- Industrie-, Logistik- und Gewerbebetriebe
Ja – wir begleiten auch Sektorenauftraggeber wie Energieversorger, Wasser- und Abwasserbetriebe, ÖPNV-Unternehmen oder Gesundheitseinrichtungen mit KRITIS-Bezug. Unsere Beratungsleistungen berücksichtigen dabei spezifische Anforderungen an Versorgungssicherheit, Verfahrensschutz und Compliance. Wir verfügen über Erfahrung in sensiblen Infrastrukturen und passen unsere Vergabekonzepte entsprechend an.
Eine unabhängige Beratung schafft Klarheit, Struktur und Verlässlichkeit – insbesondere bei komplexen oder langfristigen Dienstleistungen wie Reinigung, Wartung oder Sicherheit. Sie sorgt dafür, dass Leistungen präzise beschrieben, Vergabeverfahren rechtskonform umgesetzt und Verträge wirtschaftlich sinnvoll abgeschlossen werden. Gleichzeitig entlastet sie interne Strukturen und erhöht die Vergleichbarkeit der Angebote.
Aufgrund der Vertraulichkeit veröffentlichen wir keine Liste. Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage ausgewählte Projektbeispiele zur Verfügung
Nachhaltigkeit und Qualität
Auf Wunsch integrieren wir ökologische und soziale Kriterien in die Leistungsbeschreibung und Wertung – z. B. umweltfreundliche Produkte, energieeffiziente Verfahren oder Nachweise über Nachhaltigkeitsstandards – orientiert z.B. an DIN, Blauer Engel und EU-Vorgaben.
Ja, sofern vergaberechtlich zulässig. Wir unterstützen Sie bei der Formulierung und Prüfung sozialer Kriterien (z. B. Tariftreue, Ausbildungsquote, Regionalität) im Einklang mit §97 GWB und den Landesvergabegesetzen.
Fachliches & Hintergrundwissen
Im Facility Management geht es häufig um große, komplexe Dienstleistungen mit langfristigen Laufzeiten – wie Gebäudereinigung, Winterdienst oder technische Wartung. Ausschreibungen schaffen dabei Transparenz, Wettbewerb und Rechtssicherheit. Sie ermöglichen es, Leistungen objektiv zu vergleichen, Qualität zu definieren und wirtschaftlich tragfähige Angebote zu erhalten.
Nein, kleinere Aufträge können freihändig oder direkt vergeben werden. Ob eine Ausschreibung nötig ist, hängt von Schwellenwert, interner Richtlinie und Auftragsinhalt ab. Wir prüfen das für Sie individuell.
Ja, unsere Beratung ist modular aufgebaut. Sie können z. B. nur die Leistungsbeschreibung, die rechtliche Prüfung oder die Auswertung durch uns übernehmen lassen.
Unser Podcast: Pflicht. Kür. Zuschlag.
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