Fachkräftemangel im Gebäudemanagement: Auswirkungen auf FM-Ausschreibungen und Vergaben

Der Fachkräftemangel im Gebäudemanagement wirkt sich zunehmend direkt auf FM-Ausschreibungen aus. Öffentliche Auftraggeber ebenso wie industrielle Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Leistungen marktgerecht auszuschreiben und zugleich ein belastbares Qualitätsniveau sicherzustellen. Die Auswirkungen unterscheiden sich je nach Auftraggebertyp und Leistungsbereich, führen jedoch in allen Fällen zu erhöhten Anforderungen an die Vorbereitung von Vergaben.

Öffentliche Auftraggeber und Industrie: unterschiedliche Rahmenbedingungen, gleiche Herausforderungen

Öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber sind in besonderem Maße an die Grundsätze der Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit gebunden. Gleichzeitig bestehen feste verfahrensrechtliche Vorgaben, definierte Vertragslaufzeiten und begrenzte Möglichkeiten zur nachträglichen Leistungssteuerung. Der Fachkräftemangel führt hier häufig dazu, dass entweder sehr ambitionierte Anforderungen formuliert werden oder Angebote eingehen, die formal den Vergabeunterlagen entsprechen, operativ jedoch nur eingeschränkt tragfähig sind.

Industrie und private Auftraggeber

Industrieunternehmen verfügen häufig über größere Flexibilität in der Vertragsgestaltung und im laufenden Leistungsmanagement. Dennoch zeigt sich auch hier, dass unklare Leistungsbilder und pauschale Anforderungen zu erheblichen Qualitäts- und Steuerungsproblemen führen können, insbesondere bei ausgelagerten Facility-Management-Leistungen. Der Fachkräftemangel macht deutlich, wie wichtig belastbare Personalkonzepte und klare Leistungserwartungen bereits in der Ausschreibung sind.

Unabhängig vom Auftraggebertyp entscheidet die Qualität der Vergabeunterlagen darüber, ob der Markt realistische und vergleichbare Angebote abgeben kann – insbesondere bei nationalen und EU-weiten Ausschreibungen.

Fachkräftemangel im Gebäudemanagement: Unterschiedliche Ausprägungen zwischen infrastrukturellem und technischen Gebäudemanagement

Fachkräftemangel im infrastrukturellen Gebäudemanagement

Im infrastrukturellen Gebäudemanagement, insbesondere in der Gebäudereinigung, zeigt sich der Fachkräftemangel insbesondere durch eine hohe Fluktuation, die eingeschränkte Verfügbarkeit qualifizierter Objektleitungen sowie zunehmende Herausforderungen bei der Vertretung und Ausfallkompensation. Ergänzend bestätigt die Fachzeitschrift Der Facility Manager, dass der Personalmangel in der Gebäudereinigung das Wachstum der Branche deutlich bremst und bei vielen Dienstleistern dazu führt, dass neue Aufträge nicht angenommen werden können.

Allgemein gehaltene oder pauschale Leistungsbeschreibungen verschärfen diese Problematik, da sie keine verlässliche Vergleichbarkeit der Angebote ermöglichen und unterschiedliche Annahmen der Bieter begünstigen.

Gerade bei Reinigungsleistungen zeigt sich, wie entscheidend eine strukturierte FM-Ausschreibung für die Vergleichbarkeit der Angebote ist.

Fachkräftemangel im technischen Gebäudemanagement

Im technischen Gebäudemanagement verschärft sich der Fachkräftemangel vor allem durch steigende technische Anforderungen, eine wachsende Regulierungsdichte sowie den Wettbewerb um qualifiziertes Fachpersonal. Häufig werden Anforderungen an Qualifikationen, Reaktionszeiten oder Rufbereitschaften formuliert, die vom Markt nur eingeschränkt erfüllbar sind oder zu erheblichen Preissteigerungen führen.

Auswirkungen des Fachkräftemangels auf die Angebotslage

Der Fachkräftemangel wirkt sich zunehmend auch auf die Angebotslage in Vergabeverfahren aus. In vielen Verfahren geht die Anzahl der eingehenden Angebote zurück, während sich gleichzeitig die Kalkulationsansätze der Bieter deutlich unterscheiden. Dies erschwert nicht nur die Vergleichbarkeit, sondern erhöht auch das Risiko wirtschaftlich nicht tragfähiger Zuschläge.
Gerade bei FM-Ausschreibungen zeigt sich, dass eine klare Struktur der Vergabeunterlagen entscheidend dafür ist, ob der Markt realistische Angebote abgeben kann oder Risiken in die Vertragsphase verlagert werden.

Konkrete Vergabebeispiele: wo Fachkräftemangel vergaberelevant wird

Personalansätze in Vergabeverfahren

Unklare oder pauschale Personalkalkulationen führen regelmäßig zu nicht vergleichbaren Angeboten. Für eine belastbare Vergabe sind klare Vorgaben zu Mindestpersonalstärken je Objekt, Qualifikationsanforderungen, Einsatzzeiten sowie Vertretungsregelungen erforderlich. Nur so lassen sich Angebote sachgerecht bewerten und spätere Leistungsrisiken reduzieren.

Eine strukturierte Vergabebegleitung hilft dabei, Personalkonzepte realistisch zu bewerten und Risiken frühzeitig zu erkennen.

Vertretungs- und Ausfallkonzepte

Gerade in angespannten Arbeitsmärkten sind tragfähige Vertretungs- und Ausfallkonzepte ein wesentlicher Qualitätsfaktor. Vergabeverfahren sollten daher konkrete Angaben zu organisatorischen Vertretungsmodellen, Reaktionszeiten bei Ausfällen und zur regionalen Personalverfügbarkeit vorsehen. Pauschale Zusicherungen reichen hierfür regelmäßig nicht aus.

Zuschlagskriterien zur Qualitätssteuerung

Der Fachkräftemangel lässt sich nicht allein über Mindestanforderungen steuern. Zuschlagskriterien bieten die Möglichkeit, qualitative Unterschiede sichtbar zu machen und gezielt zu bewerten. Dazu zählen insbesondere Personal- und Einsatzkonzepte, die Qualifikation und Erfahrung der Objektverantwortlichen sowie Maßnahmen zur Sicherstellung der Leistungsqualität.

Bei FM-Ausschreibungen bieten Zuschlagskriterien die Möglichkeit, Qualität gezielt zu steuern, ohne den Wettbewerb einzuschränken.

Fazit: Fachkräftemangel erfordert strukturierte Vergaben

Der Fachkräftemangel im Gebäudemanagement ist kein vorübergehendes Marktphänomen, sondern eine strukturelle Entwicklung. Vergabeverfahren, die diese Realität nicht berücksichtigen, verlagern Risiken in die Vertragsphase und erhöhen das Konfliktpotenzial im laufenden Betrieb.

Eine präzise, marktgerechte und prüffähige Ausschreibung ermöglicht es hingegen, Qualität aktiv zu steuern, Angebote realistisch zu vergleichen und stabile Vertragsverhältnisse zu schaffen.

Der entscheidende Hebel liegt dabei in der Vorbereitung des Vergabeverfahrens.
Wie eine strukturierte Beschaffungsberatung und Vergabebegleitung dazu beitragen kann, zeigen wir anhand unserer Projekte im Facility Management.