Schlechtleistung in der Gebäudereinigungs: Handlungsoptionen für öffentliche Auftraggeber bei Wegfall des Dienstleisters

Stellen Sie sich vor: Ihr Gebäudereinigungsdienstleister fällt von heute auf morgen aus – durch Insolvenz, durch eine fristlose Eigenkündigung oder weil Sie selbst wegen anhaltender Schlechtleistung nicht mehr anders können, als den Vertrag zu beenden. In diesem Moment stehen Sie vor zwei Problemen gleichzeitig: Sie müssen die laufende Reinigung Ihrer Liegenschaften sicherstellen und gleichzeitig ein vergaberechtskonformes Verfahren für die Anschlussvergabe organisieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie bei Schlechtleistung rechtssicher reagieren und welche Übergangslösungen das Vergaberecht Ihnen für den ungeplanten Wegfall des Dienstleisters an die Hand gibt.

Schlechtleistung erkennen und dokumentieren

Reinigungsverträge werden nach gefestigter Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs als Werkverträge eingeordnet, auch wenn sie als Dauerschuldverhältnis ausgestaltet sind (BGH, Urteil vom 10.10.2019, VII ZR 1/19). Das gibt Ihnen als Auftraggeberin handfeste Rechte: Bei mangelhafter Reinigungsleistung können Sie sich auf die werkvertraglichen Mängelrechte nach § 634 BGB berufen – Nachbesserung, Selbstvornahme, Minderung und im wiederholten Fall Schadensersatz oder Rücktritt. Entscheidend für die spätere Durchsetzbarkeit ist, dass Sie jede Beanstandung lückenlos dokumentieren: Datum, Objekt, konkreter Mangel, Fotonachweis und – sofern vorhanden – Bezug zum Leistungsverzeichnis. Ohne diese Dokumentation können Sie später weder eine Vertragsstrafe noch eine außerordentliche Kündigung tragfähig begründen.

Praxistipp: Legen Sie für jedes Reinigungsobjekt ein Mängelprotokoll an, das Sie laufend pflegen – nicht erst dann, wenn eine Kündigung bereits absehbar ist. Im Streitfall tragen Sie als Auftraggeber die Darlegungs- und Beweislast für die Schlechtleistung. Ein Muster des Mängelprotokolls finden sie hier zum Download.

Vertragliche Eskalationsstufen vor der Kündigung

Bevor Sie zur außerordentlichen Kündigung greifen, sollten Sie die vertraglich vorgesehenen Eskalationsstufen durchlaufen und dokumentieren:

1. Mängelrüge mit Fristsetzung zur Nachbesserung (§ 634 Nr. 1 i. V. m. § 635 BGB).
2. Vertragsstrafe: Greift, wenn Sie sie im Vertrag festgelegt haben und es sich um einen wirklich relevanten Mangel handelt.
3. Abmahnung, die dem Dienstleister unmissverständlich vor Augen führt, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht.
4. Außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund (§ 626 BGB analog bzw. werkvertragliche Kündigung), wenn Ihnen die Fortsetzung des Vertrags nicht mehr zumutbar ist – etwa bei wiederholten, dokumentierten und erheblichen Mängeln trotz vorheriger Abmahnung.

Eine vorschnelle fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung ist riskant: Sie kann unwirksam sein, wenn die Mängel als nur geringfügig einzustufen sind oder Sie keine ausreichende Gelegenheit zur Nachbesserung gegeben haben. Gleichzeitig sollten Sie nicht zu lange zuwarten – denn eine zu spät eingeleitete Anschlussvergabe wird vergaberechtlich später zum Problem (dazu unten).

Erheblich oder unerheblich? Eine feste Prozent- oder Centgrenze gibt es nicht – die Einordnung ist immer eine Einzelfallbewertung nach § 323 Abs. 5 Satz 2 BGB (i. V. m. § 634 Nr. 3, § 636 BGB für den Werkvertrag). Entscheidend sind insbesondere: die Auswirkung auf den Vertragszweck (z. B. Hygienerelevanz in Schulen oder Kliniken), die Kosten der Mangelbeseitigung im Verhältnis zum Auftragswert (Rechtsprechung orientiert sich häufig an einer Faustregel von rund 5 %, ohne starre Grenze), die Häufigkeit und Wiederholung des Mangels sowie letztlich die Zumutbarkeit der Vertragsfortsetzung für Sie als Auftraggeber. Dokumentieren Sie daher bei jedem Mangel nicht nur, was beanstandet wurde, sondern auch, wie oft und mit welcher Auswirkung – das ist die Grundlage für eine spätere Einordnung als erheblich.

Schlechtleistung als Ausschlussgrund im nächsten Vergabeverfahren

Eine in der Praxis häufig unterschätzte Folgewirkung: Dokumentierte Schlechtleistung kann den betroffenen Bieter in einem späteren Vergabeverfahren vom Wettbewerb ausschließen. Grundlage ist § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB, wonach Sie ein Unternehmen ausschließen können, wenn es bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags erhebliche oder fortdauernde Mängel gezeigt hat, die eine vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder vergleichbare Sanktionen zur Folge hatten. Der Ausschluss setzt allerdings voraus, dass Sie als Auftraggeber tatsächlich rechtliche Konsequenzen gezogen haben – etwa Kündigung, Vertragsstrafe oder Ersatzvornahme – und eine dokumentierte, ergebnisoffene Prognoseentscheidung treffen, ob von dem Bieter auch künftig eine ordnungsgemäße Auftragsausführung zu erwarten ist. Eine bloße Behauptung früherer Mängel genügt nicht – auch hier zahlt sich die saubere Mängeldokumentation aus der laufenden Vertragsbeziehung aus.

Wenn der Dienstleister plötzlich wegfällt: die Interimsvergabe

Fällt Ihr Dienstleister ungeplant weg – durch Insolvenz, eigene fristlose Kündigung des Auftragnehmers oder Betriebsaufgabe –, droht Ihnen ein vertragsloser Zustand. Vergabeverfahren benötigen mehrere Monate, bis ein neuer Dienstleister mit der Reinigung beginnen kann. Für die Übergangszeit kommt für Sie eine sogenannte Interimsvergabe in Betracht.

Vergaberechtlich gibt es die „Interimsvergabe“ als eigene Verfahrensart nicht; sie wird regelmäßig als Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen äußerster Dringlichkeit durchgeführt – oberhalb der EU-Schwellenwerte nach § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV, unterhalb der Schwellenwerte nach der entsprechenden Dringlichkeitsvorschrift der UVgO.

Die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV müssen kumulativ vorliegen und werden von Vergabekammern und Gerichten eng ausgelegt. Prüfen Sie vor jeder Interimsvergabe, ob bei Ihnen tatsächlich alle drei Punkte erfüllt sind:

• Ein Ereignis, das Sie nicht voraussehen konnten.
• Äußerste Dringlichkeit, die es Ihnen unmöglich macht, die Mindestfristen der regulären Verfahren einzuhalten.
• Kein Zurechenbarkeitszusammenhang: Die Umstände, die die Dringlichkeit begründen, dürfen Ihnen als Auftraggeber nicht zuzurechnen sein.

Die Vergabekammer des Bundes hat wiederholt betont, dass ein verzögertes oder zu spät eingeleitetes reguläres Vergabeverfahren keine Dringlichkeit im Sinne der Vorschrift begründet, weil solche Verzögerungen regelmäßig dem Auftraggeber zuzurechnen sind (VK Bund, Beschluss vom 20.07.2022, VK 2-60/22). Mit anderen Worten: Wenn Sie absehbar in eine Vertragslücke laufen, weil Sie die Anschlussvergabe nicht rechtzeitig gestartet haben, können Sie sich nicht auf § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV berufen. Anders liegt der Fall bei einem echten, unvorhersehbaren Ereignis – etwa der überraschenden Insolvenz Ihres Bestandsdienstleisters oder dessen fristloser Eigenkündigung ohne vorherige Anzeichen.

Selbst bei zulässiger Dringlichkeitsvergabe verlangt die Rechtsprechung von Ihnen, einen angemessenen Bieterwettbewerb sicherzustellen – Sie sollten also im Regelfall mehrere geeignete Unternehmen direkt ansprechen, statt nur an ein einziges zu vergeben, sofern die Eilbedürftigkeit dies zulässt. Auch die Laufzeit der Interimsvergabe müssen Sie begrenzen: Sie darf nur so lange dauern, wie Sie für die Durchführung des nachfolgenden ordentlichen Vergabeverfahrens tatsächlich benötigen. Laufzeiten von drei bis zwölf Monaten, werden in der Rechtsprechung regelmäßig für Gebäudereinigungsvergaben als verhältnismäßig anerkannt; eine Laufzeit von 24 Monaten wurde demgegenüber als unzulässig lang beurteilt.

Praxistipp für die Dokumentation: Halten Sie im Vergabevermerk lückenlos fest, wann und wodurch Sie vom Wegfall des Dienstleisters erfahren haben, weshalb dieser für Sie nicht vorhersehbar war und welche Schritte Sie unmittelbar zur Einleitung des Interimsverfahrens unternommen haben. Diese Dokumentation ist im Falle eines Nachprüfungsverfahrens Ihr zentraler Beleg für die Rechtmäßigkeit der Notvergabe.

Prävention: Wegfall des Dienstleisters von vornherein einplanen

Der wirksamste Schutz vor einer riskanten Notvergabe ist eine vorausschauende Vertragsgestaltung und Vergabeplanung. Mit folgenden Maßnahmen schützen Sie sich konkret:

• Planen Sie ausreichend zeitlichen Vorlauf für die Anschlussvergabe ein: Starten Sie reguläre Vergabeverfahren für Reinigungsleistungen spätestens neun Monate vor Vertragsende, damit ein verzögerter Verfahrensablauf nicht in eine vermeidbare Dringlichkeitslage mündet.
• Vereinbaren Sie Verlängerungsoptionen im Bestandsvertrag, die Ihnen eine kurzfristige Fortführung zu bestehenden Konditionen ermöglichen, falls sich die Anschlussvergabe verzögert.
• Formulieren Sie Vertragsstrafenregelungen und klare Eskalationsstufen, bereits im Leistungsverzeichnis und in den Vertragsbedingungen so präzise, dass Sie eine Schlechtleistung im Streitfall nachweisen und sanktionieren können.
• Behalten Sie wirtschaftliche Warnsignale Ihres Bestandsdienstleisters im Blick (z. B. Zahlungsverzug gegenüber Subunternehmern, Personalfluktuation, Bonitätsauskünfte bei größeren Vertragsvolumina).
• Führen Sie eine Notfallliste geeigneter Unternehmen, die Sie im Bedarfsfall kurzfristig zur Interimsversorgung ansprechen können – idealerweise bereits aus vorangegangenen Vergabeverfahren bekannt und eignungsgeprüft.

Fazit

Schlechtleistung und der ungeplante Ausfall eines Reinigungsdienstleisters sind zwei Seiten desselben Risikos: Beide erfordern von Ihnen als öffentlichem Auftraggeber eine saubere Dokumentation, klare vertragliche Eskalationsstufen und – im Ernstfall – eine vergaberechtlich belastbare Begründung für eilbedürftiges Handeln. Wenn Sie Mängel von Beginn an dokumentieren, Ihre Verträge mit Verlängerungsoptionen ausstatten und die Anschlussvergabe rechtzeitig starten, reduzieren Sie das Risiko, auf die enge und streng kontrollierte Ausnahmevorschrift des § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV angewiesen zu sein – und stehen im Falle eines Nachprüfungsverfahrens auf sicherem Boden.