Reinigungsroboter in der Ausschreibung: Was sich für Kalkulation und Vergabepraxis ändert

Reinigungsroboter in einem öffentlichen Gebäude – Reinigungsroboter ausschreiben und technologieoffen berücksichtigen

Wer künftig Reinigungsroboter ausschreiben will, kommt an einer Reihe offener Fragen kaum vorbei: Wie verändert sich die Kalkulation, wie die Leistungsbeschreibung und wie geht die Vergabestelle mit ungewöhnlich niedrigen Angeboten um, wenn Automatisierung eine plausible Erklärung dafür liefert? Anlass für diese Fragen ist eine aktuelle Übernahme in der Robotikbranche: Die NEURA Mobile Robots GmbH hat im August 2026 die ADLATUS Robotics GmbH aus Ulm vollständig übernommen. ADLATUS wurde 2015 gegründet und entwickelt autonome Reinigungs- und Kehrsaugroboter; das Unternehmen bringt nach eigenen Angaben hunderte bereits installierte Systeme, eigene Navigationssoftware und Erfahrung aus dem praktischen Einsatz in die NEURA-Gruppe ein. Beide Unternehmen arbeiten bereits seit September 2025 zusammen. NEURA will die ADLATUS-Systeme künftig mit zusätzlicher Sensorik und KI-Funktionen weiterentwickeln und in die eigene Plattform „Neuraverse“ integrieren.

Für öffentliche Auftraggeber ist die Übernahme vor allem deshalb interessant, weil sie zeigt, wie schnell die Automatisierung in der Gebäudereinigung inzwischen voranschreitet. Damit stellt sich zunehmend die Frage, ob klassische Ausschreibungs- und Kalkulationsmodelle diese Form der Leistungserbringung noch ausreichend berücksichtigen.

Wo Reinigungsroboter heute sinnvoll eingesetzt werden können

Autonome Reinigungsroboter eignen sich vor allem für größere, zusammenhängende und regelmäßig zu reinigende Bodenflächen: Eingangshallen, Flure, Produktions- und Logistikflächen, Verkaufsflächen, Flughäfen oder öffentliche Gebäude. Ein vollständiger Ersatz manueller Reinigungsleistung ist damit nicht verbunden. Sanitärbereiche, Mobiliar, Oberflächen, schwer zugängliche Bereiche und Abfallentsorgung müssen weiterhin personell erbracht werden, dazu kommen organisatorische Aufgaben rund um Betrieb und Betreuung der Maschinen.

Für Vergabestellen stellt sich deshalb weniger die Frage, ob Mensch oder Roboter reinigt, sondern welche Teile einer ausgeschriebenen Leistung automatisiert erbracht werden können und wie die vollständige Vertragserfüllung für den Rest sichergestellt wird.

Was sich für die Kalkulation ändert

Klassische Kalkulationsmodelle in der Gebäudereinigung beruhen auf Personalkosten, produktiven Stunden und Stundenverrechnungssätzen. Beim Einsatz autonomer Reinigungstechnik verändert sich diese Struktur: Neben Personalaufwand entstehen Kosten für Anschaffung oder Leasing, Wartung, Energie, Verbrauchsmaterial oder Software, während der Personaleinsatz für bestimmte Bodenreinigungsleistungen sinken kann.

Das bedeutet nicht, dass jede Vergabestelle künftig ein eigenes Maschinenkostenmodell im Kalkulationsformular vorschreiben muss. Entscheidend ist eher die Frage, welche Kalkulationsinformationen tatsächlich benötigt werden, um Angebote vergleichen und im Zweifel nachvollziehen zu können. Ist die Kalkulationsvorgabe ausschließlich auf reine Personalleistung zugeschnitten, kann das automatisierte Leistungskonzepte unnötig erschweren, ohne dass damit ein Erkenntnisgewinn für die Wertung verbunden wäre.

Leistungsbeschreibung: Ergebnis statt Technik

Nach § 31 Abs. 1 VgV muss die Leistungsbeschreibung allen Unternehmen den gleichen Zugang zum Vergabeverfahren gewähren und darf den Wettbewerb nicht ungerechtfertigt behindern. § 31 Abs. 2 Nr. 1 VgV erlaubt dafür ausdrücklich, den Auftragsgegenstand über Leistungs- oder Funktionsanforderungen statt über konkrete technische Vorgaben zu beschreiben.

Für viele Reinigungsleistungen kann ein solcher funktionaler Ansatz sinnvoll sein: Der Auftraggeber definiert das geforderte Reinigungsergebnis, der Auftragnehmer entscheidet innerhalb der vorgegebenen Rahmenbedingungen, mit welcher Organisation und Technik er dieses Ergebnis erreicht. Ein Bieter kann eine Fläche dann manuell reinigen, ein anderer für dieselbe Leistung einen Reinigungsroboter einsetzen. Vorgaben zu bestimmten Technologien oder Herstellern sollten dagegen nur erfolgen, wenn dafür ein sachlicher, mit dem Auftragsgegenstand verbundener Grund besteht.

Ungewöhnlich niedrige Angebote und § 60 VgV

Automatisierung wird besonders bei der Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote relevant. Erscheinen Preis oder Kosten eines Angebots im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig, muss der Auftraggeber nach § 60 Abs. 1 VgV Aufklärung verlangen. Nach § 60 Abs. 2 VgV kann diese Prüfung ausdrücklich die Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung, die gewählten technischen Lösungen oder außergewöhnlich günstige Bedingungen des Unternehmens einbeziehen.

Ein niedrigerer Angebotspreis muss also nicht zwingend auf eine fehlerhafte Kalkulation hindeuten. Er kann auch daraus resultieren, dass ein Bieter bestimmte Leistungsbestandteile durch einen höheren Automatisierungsgrad wirtschaftlicher erbringt. Für die Vergabestelle kommt es dann darauf an, im Aufklärungsverfahren nachvollziehen zu können, ob das angebotene Leistungskonzept tatsächlich geeignet ist, die ausgeschriebene Leistung vollständig und vertragsgerecht zu erbringen.

Die eigentliche Ausschreibungsfrage: Betriebsorganisation

Ein Reinigungsroboter ersetzt nicht einfach eine bestimmte Anzahl Personalstunden. Mit seinem Einsatz entstehen neue Schnittstellen, die in der Leistungsbeschreibung mitgedacht werden sollten:

  • Lade- oder Servicestationen sowie Strom- und Wasserversorgung
  • Zugänglichkeit von Türen und Aufzügen sowie gegebenenfalls das Umsetzen zwischen Ebenen
  • Reinigung, Wartung und Störungsbeseitigung der Maschine selbst
  • Randbereiche und Detailflächen, die weiterhin manuell zu reinigen sind
  • Vertretungslösung bei Ausfall eines Roboters
  • IT-, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, soweit Systeme über Netzwerke oder Cloud-Plattformen kommunizieren

Gerade der letzte Punkt dürfte mit zunehmender Vernetzung autonomer Reinigungssysteme an Bedeutung gewinnen. Die relevante Frage für Auftraggeber lautet deshalb weniger, wie viele Stunden ein Roboter einspart, sondern welche Leistungsanteile automatisiert werden und wie der Auftragnehmer die vollständige Vertragserfüllung für die übrigen Anteile sicherstellt.

Reinigungsroboter ausschreiben: Was vorher zu prüfen ist

Zunehmende Automatisierung bedeutet nicht, dass Auftraggeber Reinigungsroboter vorschreiben müssen. Vermieden werden sollte lediglich, automatisierte Leistungskonzepte unbeabsichtigt durch Vergabeunterlagen auszuschließen, die ausschließlich auf klassische manuelle Leistungserbringung zugeschnitten sind. Vor einer neuen Ausschreibung lohnt sich deshalb ein Blick auf folgende Punkte:

  • Ermöglichen Leistungsbeschreibung und Raumbuch einen technologieoffenen Ansatz nach § 31 VgV?
  • Lassen sich geeignete und ungeeignete Flächen für einen Robotereinsatz nachvollziehbar abgrenzen?
  • Liefert das Kalkulationsmodell ausreichend Information, um unterschiedliche Leistungskonzepte vergleichen zu können, ohne unnötige Detailtiefe zu verlangen?
  • Ist die Aufklärung nach § 60 VgV so vorbereitet, dass sich ein Automatisierungsvorteil von einer Unterkalkulation unterscheiden lässt?
  • Sind die organisatorischen Schnittstellen des Robotereinsatzes in der Leistungsbeschreibung berücksichtigt?

Wir begleiten öffentliche Auftraggeber bei der Vorbereitung und Auswertung von Vergabeverfahren für Gebäudereinigungsleistungen und unterstützen dabei, neue technische Entwicklungen vergaberechtlich sauber in Leistungsbeschreibung, Kalkulation und Wertung abzubilden. Sprechen Sie uns gerne an.

Quelle: NEURA Robotics, „NEURA übernimmt ADLATUS Robotics und bringt Physical AI in die professionelle Reinigung“, 24.08.2026 (neura-robotics.com); Der Facility Manager, „Neura Mobile Robots erwirbt Adlatus“, 26.08.2026 (facility-manager.de)

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